10 อุปกรณ์เครื่องใช้สำหรับสำนักงานที่ขาดไม่ได้

เมื่อเราจะเปิดกิจการใดกิจการหนึ่ง อุปกรณ์สำนักงานถือเป็นเรื่องสำคัญมาก
เพราะอุปกรณ์สำนักงานเหล่าจะช่วยให้เราทำงานได้ง่ายดายมากขึ้น
นอกจากนี้อุปกรณ์เหล่านั้นยังสามารถช่วยแสดงเอกษณ์ของบริษัท
และยังส่งเสริมภาพลักษณ์กิจการได้อีกด้วย ดังนั้นเราควรเลือกอุปกรณ์ต่างๆ
ด้วยความรอบครอบและความเหมาะสมกับธุรกิจของเราด้วย

1. โต๊ะและเก้าอี้แบบโมเดิร์น
อุปกรณ์สำนักงานอย่างแรกเลยคงต้องยกให้โต๊ะและเก้าอี้ทำงาน
เพราะนอกจากประโยชน์ใช้สอยจะเป็นการให้บุคลากรนั่งทำงานแล้ว
บางสถานะโต๊ะและเก้าอี้ยังบ่งบอกตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบภายในบริษัทด้วย
สังเกตได้จากดีไซน์และราคามักสูงขึ้นตามสถานะของผู้ใช้งาน
ส่วนการจัดซื้อขอแนะนำให้เลือกเป็นแบบเข้าชุดหรือแพ็คเกจ ซึ่งนอกจากจะเป็นระเบียบแล้ว
ยังสามารถกำหนดแนวทางการจัดออฟฟิศให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันได้อีกด้วย
อีกทั้งหากซื้อยกชุดจำนวนมาก เราอาจต่อรองราคาขอรับส่วนลดได้อีกด้วย

2. กระดาษ ซองจดหมาย และซองเอกสาร
กระดาษและซองจดหมายต่างๆ ยังเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญกับการดำเนินธุรกิจอยู่มาก
เพราะอย่างน้อย การทำงานหรือยื่นแบบฟอร์มต่างก็ยังคงมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร
บนกระดาษและส่งไปในซองจดหมาย ดังนั้นจึงควรเลือกกระดาษที่มีความเหมาะสม
ในเรื่องขนาด ความขาวหรือความทึบแสง แลคุณภาพเนื้อกระดาษเป็นสำคัญ
ส่วนซองจดหมาควรจะเน้นที่ขนาดซองมากกว่า ทั้งสองสิ่งนี้ไม่ควรซื้อทีละมากๆ
เพื่อกักตุน เพราะกระดาษยิ่งเก็บไว้นานสีอาจซีดและเหลืองจนไม่น่าใช้งาน

3. เครื่องเขียน

หลังจากมีกระดาษและซองเอกสารไปแล้วก่อนหน้านี้ อุปกรณ์สำนักงานในคิวถัดมาก็คือ ปากกา
ดินสอ และชุดเครื่องเขียนหลากหลาย เพราะถึงแม้ว่าปากกาและดินสอจะเป็นอุปกรณ์เครื่องใช้
ส่วนบุคคลที่พนักงานต้องมีติดตัวกันกันอยู่แล้ว แต่ก็ยังคงเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการควรจัดซื้อมาไว้
เป็นของกองกลางเพื่อให้พนักงานมาเบิกไปใช้งานได้ ทั้งยังเป็นการอำนวยความสะดวกให้ลูกค้า
ที่มาติดต่อกับบริษัทด้วย โดยการจัดซื้อควรเลือกสรรรหลากหลายรูปแบบ ทั้งปากกาลูกลื่น
หมึกซึม เมจิก และควรเลือกให้มีสีสันแตกต่างกันด้วยตามการใช้งาน

4. แฟ้มบรรจุเอกสาร
แฟ้มบรรจุเอกสารสามารถสร้างระบบที่มีเอกภาพและเป็นหมวดหมู่ช่วยให้จัดเก็บเอกสารข้อมูลต่างๆ
ได้เป็นระเบียบเรียบร้อย การเลือกซื้อควรดูขนาดเอกสาร ขนาดชั้นวาง และจำนวนเอกสารที่มี
เพื่อให้สามารถเลือกขนาดแฟ้มได้เหมาะสม โดยอาจแบ่งแฟ้มเป็นแบบอ่อนและแข็ง
เพื่อความสะดวกในการใช้งาน ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงพื้นที่จัดเก็บภายในสำนักงานเป็นสำคัญด้วย

5. อุปกรณ์เบ็ดเตล็ด
เครื่องเย็บกระดาษ ลวดเย็บกระดาษ คลิปดำ ลวดเสียบกระดาษ เครื่องเจาะกระดาษ
กรรไกร มีดคัตเตอร์ แผ่นยางรองตัด ไม้บรรทัด เทปกาว กาว เหล็กเสียบบิล
แท่นหมึกประทับตรา ฯลฯ อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ คือ สิ่งที่ผู้ประกอบการควรจัดซื้อไว้
เป็นอุปกรณ์กองกลาง ไม่จำเป็นต้องแจกจ่ายให้พนักงานครบทุกโต๊ะ
ให้มีไว้ใช้อย่างละหนึ่งชุดประจำโต๊ะ แผนก หรือมุมใดมุมหนึ่งภายในสำนักงาน
เพราะอุปกรณ์บางอย่างไม่จำเป็นต้องใช้ทุกวัน

6. โทรศัพท์ แฟ็กซ์
อุปกรณ์ดังกล่าวคือเครื่องมือสื่อสารที่มีจำเป็นมากสำหรับสำนักงานต่างๆ
ซึ่งการเลือกซื้อโทรศัพท์ดูไม่น่ามีปัญหาสักเท่าไร แต่การเลือกเครื่องส่งแฟกซ์
อาจจะยากกว่าเสียหน่อย เราควรพิจารณาดูขอบเขตและความสามารถในการใช้งาน
ว่าตอบสนองต่อความต้องการได้มากขนาดไหน และราคาไม่แพงจนเกินไปนัก
และสิ่งที่ต้องพิจารณาเป็นพิเศษคือการรับประกันและบริการหลังการขาย
เพราะสินค้าพวกนี้มีอายุการใช้งาน และเมื่อถึงเวลาอาจต้องส่งไปซ่อม
เราจึงควรใส่ใจการรับประกันและบริการหลังการขายมากเป็นพิเศษ

7. คอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญมากและจำเป็นต้องมีเลยทีเดียว
ในทุกวันนี้พนักงานล้วนทำงานผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์กันแทบจะทั้งสิ้น
ดังนั้นการจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์จึงมีความสำคัญมาก
เพราะงบประมาณการซื้ออุปกรณ์สำนักงานส่วนมากมักหมดไปกับเจ้าเครื่องนี้
ดังนั้นจึงควรปรึกษาผู้มีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ก่อนตัดสินใจเลือก

8. ปริ้นเตอร์ สแกนเนอร์ และเครื่องถ่ายเอกสาร
ปริ้นเตอร์และสแกนเนอร์คืออุปกรณ์เสริมที่ช่วยให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้สมบูรณ์แบบมากขึ้น
การเลือกซื้อควรต้องพิถีพิถันเป็นพิเศษเพราะอุปกรณ์เหล่านี้มีราคาสูงพอสมควร
การเลือกซื้อต้องคำนึงถึงรูปแบบการใช้งาน ถ้าใช้งานมากและเป็นประจำ
ควรเลือกแบบที่เหมาะสมกับการใช้งานในออฟฟิศ มากกว่าสำหรับการใช้งานส่วนบุคคล
ซึ่งปัจจุบันบางยี่ห้อได้ทผลิตเครื่องรุ่นที่รวมคุณสมบัติของเครื่องปริ้นเตอร์กับสแกนเนอร์
ให้กลายเป็นเครื่องเดียวกัน ทำให้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้มาก
และแน่นอนว่าการรับประกันกับศูนย์บริการก็ควรเป็นปัจจัยอีกอย่างที่ต้องนำมาวิเคราะห์
เพื่อเลือกซื้อเช่นเดียวกัน
สำหรับเครื่องถ่ายเอกสาร หากธุรกิจยังขนาดไม่ใหญ่มากนัก ก็ยังไม่จำเป็นต้องลงทุน
เพราะเครื่องถ่ายเอกสารมีราคาสูงมาก เราอาจใช้เครื่องสแกนและเครื่องปริ้นเตอร์ทดแทนไปก่อนได้
แต่หากธุรกิจมีขนาดใหญ่หรือมีความจำเป็นต้องใช้งานเป็นประจำและเป็นจำนวนมาก
เราก็อาจเช่าจากตัวแทนก็ได้ เพราะสามารช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา
และยังไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินก้อนใหญ่ทีเดียว

9. ระบบอินเตอร์เน็ตความเร็วสูง
ปัจจุบันคอมพิวเตอร์แทบจะไร้ประโยชน์หากขาดซึ่งการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ดังนั้นอินเทอร์เน็ตจึงมีความสำคัญและเป็นอุปกรณ์สำนักงานขาดไม่ได้เลยทีเดียว
การเลือกผู้ให้บริการควรดูว่าความเร็วสมเหมาะกับการดำเนินธุรกิจของเราหรือไม่
และราคาสดคล้องกับความเร็วที่ได้หรือไม่
บริษัทผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตบางแห่งอาจมีแพ็คเกจที่เหมาะสมธุรกิจบางประเภทโดยเฉพาะ
ผู้ประกอบการจึงต้องพิจารณาศึกษาหาข้อมูลในผู้บริการแต่ละบริษัทให้ละเอียดก่อนตัดสินใจด้วย

10. เครื่องคิดเลข
เครื่องคิดเลขคืออุปกรณ์สำนักงานอย่างสุดท้ายที่มีความจำเป็นสำหรับสำนักงาน
บางคนอาจเถียงว่าอุปกรณ์อย่างอื่นก็สามารถคิดเลขได้เหมือนกัน เช่นคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือ
แต่ต้องยอมรับว่าอุปกรณ์ทั้งสองอย่างไม่สะดวก สู้เครื่องคิดเลขไม่ได้ในบางสถานการณ์
การเลือกซื้อจึงควรเลือกรุ่นที่่ในงานง่าย
หรือถ้าต้องใช้ในส่วนบัญชีซึ่งมีการคิดเลขที่สลับซับซ้อนก็ควรเลือกแบบที่มีฟังก์ชั่นสนับสนุน

เรียบเรียง
Leather Mine Co., Ltd.
Copy right. All right reserved.